Propuesta para la digitalización de los archivos físicos de la sección de grados y título de la escuela militar de chorrillos “Coronel Francisco Bolognesi”

Abstract

La recolección de datos para el presente Trabajo de Suficiencia Profesional se desarrolló en la Sección de Grados y Títulos de la Escuela Militar de Chorrillos “Coronel Francisco Bolognesi”, con el propósito de plantear una propuesta integral que optimice la gestión documental institucional mediante la digitalización de los registros académicos. El objetivo general consistió en estructurar un modelo viable que permita modernizar los procedimientos relacionados con la emisión y administración de grados y títulos, conforme a las necesidades operativas y administrativas actuales. Durante el diagnóstico se identificaron dificultades inherentes al manejo tradicional de archivos físicos, tales como la lentitud en la búsqueda de información, la vulnerabilidad frente al deterioro y extravío de documentos, así como la limitada disponibilidad para usuarios internos y externos. Estas situaciones evidenciaron la necesidad de implementar un sistema que garantice mayor eficiencia, seguridad y trazabilidad de los documentos académicos que gestiona la dependencia. Como resultado, se plantea una propuesta basada en herramientas tecnológicas, equipamiento adecuado y la capacitación progresiva del personal responsable del área. La aplicación de esta estrategia permite reducir tiempos, mejorar la conservación de los documentos y fortalecer la transparencia de los procesos administrativos. En conjunto, los resultados proyectados demuestran que la digitalización constituye una alternativa efectiva y alineada con los estándares institucionales y educativos actuales.